Los pasos a seguir para organizar un evento son muchos y la preparación es lo más importante , para conseguir el éxito.
Tienes una gran idea, pero ¿cómo traduces esa pasión en un evento completo? ¡No busques más, esta práctica guía de planificación de eventos incluye un enfoque paso a paso para ayudarte a convertirte en un profesional de organización de eventos, casi!
Cuando se trata de organizar un evento, la planificación y la preparación son clave.
Una vez que comprendas la tarea que tienes por delante, es fácil empezar a puntear, las cosas en tu lista de tareas pendientes.
Aquí están los pasos que no puedes pensar en omitir, así como una práctica lista de verificación para asegurar de no tener ningún desastre de última hora.
Los organizadores de eventos experimentados, a menudo empiezan a planificar con seis meses de anticipación, pero los plazos de entrega más estrictos no deberían ser un problema, siempre que cubra todo.
1.Piensa en el objetivo de tu evento
Puede sonar obvio, pero tomarte el tiempo para pensar en lo que deseas lograr y a quién deseas atraer a tu evento, te ayudará a mantenerte enfocado en el panorama general durante sus preparativos.
2.Establecer un presupuesto para el evento
¿Esperas obtener ganancias o simplemente cubrir sus costos? ¿Quizás el objetivo es recaudar fondos para una organización benéfica o una buena causa? ¿Las entradas serán gratuitas o de pago? Y si se cobran, ¿cuánto costarán? Independientemente de lo que decidas, las respuestas a estas preguntas te ayudarán a concentrarse en las finanzas de tu evento.
3.Decidir la fecha y el lugar
Será difícil obtener proveedores, oradores y patrocinadores si no sabes cuándo y dónde se llevará a cabo su evento, y mucho menos lanzar una campaña de marketing efectiva y vender entradas. Piensa en lo que necesita del lugar (ubicación, accesibilidad, instalaciones de cocinas, )y la época del año que mejor se adapte a su evento, luego comienza a buscar lugares potenciales. Pero no contrates nada hasta que hayas hecho estas ocho preguntas esenciales.
4.Considerar el contenido de tu evento
Es hora de pensar en los tiempos elaborando un cronograma de eventos. Independientemente del tipo de evento que estés organizando , cada minuto cuenta.Piensa en la cada uno de los minutos y segundos y planifica bien, esto te ayudará a concentrarte en las reservas y los arreglos que necesita hacer.
5.Hablar con proveedores y participantes
Investiga proveedores externos. Organizar un evento es un trabajo arduo y pesado, pero hay que tomarlo como una oportunidad también , para conocer a nuevos proveedores y colaboradores.Desde DJ hasta decoradores, desde camiones de comida hasta maquilladores, gran parte del éxito de tu evento depende de tu capacidad para encontrar personas con las que trabajar y hacer equipo. Además, es el momento de comenzar a confirmar a los oradores y verificar la disponibilidad de presentadores e invitados especiales.
6.Acercarte a los patrocinadores con una propuesta
Recopile una lista de sus patrocinadores ideales, que podrían ser empresas que se hayan asociado con eventos similares a los suyos en el pasado, y piense en lo que quiere de ellos y en lo que puede ofrecer a cambio de su apoyo. Es una asociación, así que presente una propuesta de patrocinio que sea mutuamente beneficiosa.
7.Promociona el evento
No existe un enfoque único para el marketing de eventos, así que explora todas las opciones promocionales disponibles y no tenga miedo de pensar “out of the box”: las campañas teaser, las tácticas de guerrilla y las ofertas anticipadas ,son excelentes maneras de empezar.
8.Elabora un plan de contingencia.
No queremos sonar negativos, pero es mejor ser realistas y pensar en todo lo que podría salir mal; de esa manera, puede elaborar un plan sobre cómo podría responder y establecer medidas para evitar posibles catástrofes.
10.¡Disfruta el evento!
Delega siempre que sea posible, escucha los consejos de organizadores de eventos experimentados y no tengas miedo a pedir ayuda. Eso significa compartir documentos importantes como el horario, la lista de asistentes y los detalles de contacto del proveedor con otras personas para que siempre haya alguien a mano con información esencial del evento cuando sea necesario. Entonces podrás, con suerte, concentrarte en disfrutar tu evento.
Ah y no te olvides de hacer tu lista de verificación para antes del evento y después del evento
Con tantas cosas en las que pensar, puede ser fácil pasar por alto algo importante. No dejes nada al azar con estos recordatorios antes y después.
Cuenta siempre con un profesional, es tu mejor baza para que todo salga exactamente como planeas y que se cumplan los objetivos.
